督导案例 | 静静的档案会说话

　　北京市平谷区责任督学 张淑琴

　　2021年，我成为一名专职责任督学，负责平谷区第三小学、德翰实验小学、优泰幼儿园和美博幼儿园的督导工作。通过两年的督导工作实践，我深刻地认识到：作为一名督学要敢于担当，真正尽到督导学校落实立德树人根本任务、督促学校规范办学行为的职责和本分，用自己的专业知识督促指导学校各项工作，为学校发展做好服务。

　　【案例背景】

　　2022年1月新修订的《北京市教育督导规定》开始实施，规定要求督学对学校教育教学工作所涉及的下列事项实施教育督导：(一)贯彻落实国家教育方针、政策，依法办学情况;(二)坚持立德树人，促进学生德智体美劳全面发展情况;(三)课程建设、教学、科研等工作情况;(四)师德师风建设等教师队伍建设情况;(五)教育经费、教育资源、校园安全等学校管理情况;(六)推进学校完善内部督导，提升学校治理能力情况。对这六项工作的督导，最常用的督导方式之一就是要查阅学校的档案资料(包括图片资料)。但是在督导过程中，我发现自己所督导的学校存在制度、方案制定不规范、不完整，档案装订保存杂乱，档案管理责任不明等问题。如何让学校的档案工作规范起来，真正发挥档案的价值和意义，就成了我在督导过程中的又一个关注点。

　　【案例描述】

　　一、发现问题

　　2022年3月，北京市教委、市政府教育督导室下发对中小学校、幼儿园开展疫情防控、“双减”等工作的专项督导，这次的督导任务几乎每一项都要查看相关制度、文件和工作方案、工作记录，这就要求学校不但要做好相关工作，还要注意工作留痕，要有相应的文字、图片说明工作过程。在督导过程中，我发现有的学校制定的制度、方案没有落款和时间，难以说明制度制定的连续性和完整性;有的工作记录、工作方案内容不全面，可操作性不强，有应付检查之嫌;还有学校档案管理人员职责不明确，档案存放没有固定场所，在查阅文字材料的过程中，不能及时准确地提交相关资料。

　　二、整改过程

　　为帮助督导学校更加规范地管理学校的档案，让档案材料还原工作过程，发挥档案资料的价值，我结合自己的工作经验给出具体的指导意见。

　　一是学校领导层要重视档案管理工作。通过与学校领导沟通交流，大家逐步形成统一认识：档案承载着学校的历史，是学校发展的无形资产;档案管理是学校工作的重要组成部分，是学校发展的真实记录;档案管理是一项基础性工作，这项工作很重要。

　　二是组织相关人员实地学习。我联系到自己单位的档案管理员，请她结合自己管理档案的多年经验，现场为督导校的干部和教师做培训。从档案的分类到装订，从保管年限到借阅制度，一一进行讲解，现场办公，现场提问，现场解答，提高实战能力。

　　三是开展校内培训，持续指导不放松。根据督导校的具体情况，我提出，分解档案管理任务，按学校部门设置，每个部门确定具体的专兼职人员，明确责任。然后，我为督导学校转发了《北京市中小学档案管理办法》，让督导校组织人员开展校内学习。在后续的督导过程中，针对每一次发现的具体问题，告知他们问题在哪、如何整改。

　　三、督导效果

　　在学校领导的重视与支持下，督导校的档案管理越来越规范，各项督导工作不仅有结果可信，还有过程能查。这些静静的文字，就是对学校管理、师生行为最好的说明。

　　一是档案公文起草逐步规范。通过学习培训与指导，学校在公文起草的规范化方面有很大改进，督导学校重要的方案、制度都严格按公文格式书写，有落款、有时间、加盖学校公章，这为制度的有效执行提供了重要保障。

　　二是档案管理过程和范围不断完善。在不断积累经验与改进问题中，学校的过程性材料越来越完善。如主题教育活动档案，从活动方案到活动过程再到活动总结活动照片，如同一部无声的电影，通过查阅档案就能再现活动场景，为以后的活动提供了借鉴。同时，学校归档内容也越来越全面，小到会议通知、领导讲话，大到教研组研讨、教职工总结表彰，过程性影音素材等都在档案整理范围中。

　　三是档案管理不断严谨规范。在持续的督导检查整改中，档案管理工作越来越严谨细致规范，如原来存在的档案装订材料无封皮、无页码、装订位置随意等现象，各处室管理员一一改进。目前，学校档案整理分类清晰、装订正规。

　　【案例反思】

　　千年的纸张会说话，档案是学校在各项工作和活动中直接形成的、具有保存价值的不同形式和载体的历史记录，其重要性不言而喻。但是对于学校千头万绪的工作而言，这项工作往往容易被忽略。如何让重要的工作得到重视并且做好，这需要我们督学在工作中善于发现问题，善于帮助学校解决问题。我们督学将用心用情用力为学校发展建良言献好策做实事，与学校同呼吸共命运，为学校的高质量发展助力。