督导案例 | 指导档案管理，提升责任督学工作的督导效能

　　——以五所民办督导园为个案

　　北京市朝阳区责任督学 刘红梅

　　2018年，我有幸被朝阳区人民政府聘为朝阳区第七届责任督学，聘期三年。不忘初心、尽职履责，以向市区分享“档案管理”为重要途径，交流展示汇聚十年心血的幼儿园电子档案体系，带动督学园、区域园所共成长。

　　【案例背景】

　　督学挂牌督导制度是新形势下加强对幼儿园监督、指导和服务的重要举措，对推动幼儿园端正办学思想、规范办学行为、实施素质教育、提高教育质量、提升办学水平具有重要意义，是办好人民满意的教育的必然要求。

　　作为一名责任督学，我依据科学客观评价标准进行考核评估，在履职中将档案与实地观察作为直接依据，以访谈作为间接依据，在查阅迎检档案资料时，发现一些突出问题，下面以五所民办督导园为例进行说明。

　　【案例描述】

　　2018年，在收到上级秋季开学督导通知后，我认真研读，并及时向五所督导园下发《开学工作督导检查表》，要求五所督导园按照文件中的七大类五十一条做好自查，并做好标签摆放材料备查，同时，按照22条做好自查以备迎接督导评估。接下来，我根据指定的日期分别前往五所督导园进行评估。除了现场观察、访谈，其中一项重要内容就是认真查阅园所提交的档案资料，这些资料涉及组织领导、人员保障、学习培训、宣传教育、物资保障、卫生保证和防护保障等内容。我通过查阅督导园日常工作资料，研判幼儿园对上级教育方针政策执行落实情况，了解和掌握幼儿园日常管理工作的开展是否规范，发现幼儿园日常管理中的长处和薄弱环节。在本次督学中发现，A、B幼儿园培训记录相对全面，但是存在针对性不强、联系实际不够等问题。C、D幼儿园个别会议记录缺失，工作开展过程性资料不全。E幼儿园由于岗位变动，之前负责督学迎检人员离职，新任迎检人员对具体工作文件研读不透彻，工作落实不到位，所以工作痕迹(档案)体现出质量不高。五所督导园都有不同程度的相近材料移花接木现象，材料针对性不够。A幼儿园标签制作和分类摆放较为规范、整齐，是值得借鉴的地方。

　　由此总结，督导园提交的迎检材料，在相关性、完整性、充分性、准确性方面有待提升。

　　多年的从教、管理经验以及担任综合性督导练就了我发现问题的能力素养。一旦发现问题，责任督学要及时反馈和跟进，督促幼儿园做出调整。对于督导园迎检材料中存在的问题，我进行了梳理，经过思考后制订了解决方案。为了解决好档案材料中的四种问题，我积极开展了走访、指导、示范、跟进四步对策。

　　第一步，深入访谈，探析原因。

　　以了解民办督导园准备迎检档案过程中的问题为目的，展开与被督导方之间的对话和交流。访谈对象总共14人，其中园长4人，主任8人，教师2人。访谈形式既包括责任督学提问、被访者回答的形式，又包括双方交流、探讨的方式。通过对访谈内容进行整理，了解到民办督导园的迎检档案存在的问题包括：其一，在思想上缺乏存档意识，没有档案管理系统思维，没有注重日常工作资料积累，加之平时忙于事务性工作，对督学具体工作文件研读不透彻，工作落实不到位，所以工作痕迹(档案)体现出质量不高。其二，档案制度不健全。尤其是奖惩制度与评价制度，缺乏与督学评估相关的绩效挂钩。其三，档案流程不明确。尚未形成各部门整理、归档、保存的流程机制，尚未形成可以适应督学的档案框架体系。其四，岗设方面，迎督学投入人力不够，没有专人负责，或专业性不够，或主管领导指导不到位，或负责迎检人员工作调动，新任负责人需要重新接受培训，学习工作职责、流程等，督学还得重新与其沟通对接等，不利于工作的开展。

　　第二步，深入工作，科学指导。

　　在实地查看和访谈的基础上，科学指导工作。首先，在思想上，讲述档案管理系统思维的重要性，提高民办园的归档意识。讲明规范的存储和信息检索并不是要加重管理负担，而是使时空、内容和共享管理等方面变得清晰、效率、节约、动态，提升应对内外监督、检查与共享质量。其次，积极向园方引介现代精细化管理理念，对园所档案管理制度、流程与体系提出建议。另外，和园方一起对督学档案中反映的实际问题商讨解决办法和整改的时间，例如，针对岗设问题，建议挑选相对稳定的园长或教师干部担任督学主管，鼓励适当提高督学负责人工资待遇，以确保其工作稳定性。

　　以民办园C园为例：

　　C园园长：××园长，感谢您的指导，我们也深切体会到系统思维打造档案管理的重要性。但我们在实际工作中，还是存在较多困惑，不知应如何着手，缺乏档案管理经验的支持。

　　我：您愿意将您的困扰和我沟通，特别欢迎。我们一起来解决。首先，在档案管理方面，您觉得什么是您最急需解决的问题呢?

　　C园园长：首先是档案体系的架构。

　　我：好的，据我的经验，第一，根据组织机构和职责，精细划分档案目录，如保教、卫生保健、财务、园长管理、党支部管理，等等。根据工作内容在每一种数据形态(文字、图片、视频、音频、演示文稿，等等)下划分子级目录;第二，建章立制，明确档案流程。制定清晰的档案移交、存档流程，力求责任清晰、分工明确，并在实践中不断优化;第三，学习档案系统的规范性，如命名、提取、存储等。

　　C园园长：感谢您的顶层策划，但在落实中存在人手不足的问题，迎检人员一旦调动，新任负责人需要重新接受培训，档案系统难以维护。

　　我：建议在组织机构上增加一个环节，由园长对资料信息员或者督评迎检人员直接指导，利用园长的权威与专业性监督档案系统的维护。请思考，档案系统会发挥什么作用呢?

　　C园园长进行思考。

　　我：举一个例子，在我园保教主任新调入之际，与之前保教主任交接工作时间很短，但保教主任可以根据以往的电子档案梳理保教工作，通过看过去每年的活动策划，就可了解活动开展的时间、内容、家长通知，等等。这可以帮助保教主任快速胜任现在的工作。

　　C园园长：感谢您的讲解，我明白了档案系统管理是可以帮助员工快速胜任工作、减轻工作负担的。希望您继续对我们提供指导，帮助我们建构更加健全的档案系统。

　　第三步，开放观摩，示范引领。

　　将我所在幼儿园形成的较为成熟的档案体系作为资源，邀请督学园的园长、园长助理、主任、信息资料员、人事干部、教研组长来我园学习档案管理工作。结合资源室档案管理，我园资料信息员介绍档案的收集、归档工作;我从信息系统理论与现代精细化管理思想出发，围绕目录分类、分级体系、命名规则、文件压缩、电子化转换、数据存储等不同方面，介绍幼儿园电子档案的管理工作，融入“使每个有用的资料都能找到它的家”理念，并结合实例，介绍档案的运用，参观档案室。此次档案学习交流活动，针对发现的问题，组织督学园学习档案管理，使督学园更加明确档案管理的重要性和操作流程，发挥了督学作用。

　　下面是其中两所督学园学习交流的所获所感：

　　今天的学习让我们深深地感到自身在档案管理方面还有太多需要学习的地方。贵园档案分类清晰准确，从最基本的封皮制作，到文件的收集整理归档，从小小的标号、装订到规范化的纸张使用、装盒，每项工作都做得细致、精准，有条不紊。我们可能需要花很大精力去做这项工作，但档案管理做好了，也会给我们的工作带来很多的便利。

　　——摘自督学园微信群

　　今天的档案学习交流活动中，刘园长细致地向我们讲解如何一步步将资料管理逐渐做到规范性，并将园所资料供大家直观学习，我觉得非常震撼。档案管理可以做得如此精细化，形成档案管理的体系，从档案盒子的使用、如何方便归档，到资料的封面设计规范化、目录的规范化、制度的落实完善、资料的收集，我学习到了很多内容。在最后的答疑环节，园长又耐心地帮我们就梳理档案管理中容易出现的问题梳理整改思路，非常感谢。

　　——摘自督学园微信群

　　第四步，继续跟进，督查落实。

　　在接下来的时间里，我每月走进督导园落实常规性督学工作时，重点进行档案指导，对所负责督导园进行浸润式督查，必要时列席督导园会议，提出建设性意见，使督导园逐渐认识到档案资料的作用，利用各种有利契机收集档案，明确资料归档范围与时间，能够对档案合理分类，促进园所创建精细化档案管理体系。

　　以下是我主动申请列席A园会议时，进行探讨的片段：(A幼儿园迎接办园质量督导评估前期，召开了班子成员讨论会议，认真研读《北京市幼儿园办园质量督导评估标准》，对标开展自查，及时整改完善材料)

　　我：从材料的准备程序上，分为以下步骤：参照指标制作档案盒标签，分类准备档案盒。各部门认领档案盒，对照标准精心准备材料。组织部门协调会，推进材料准备进展，提升材料质量。

　　……

　　在迎检材料的规范性方面

　　我：每一次活动都是精心策划开展的，因此过程性材料应及时保留下来。活动前，将活动思路书写活动策划，活动中注意收集过程性资料，活动后进行收集，保留活动感受等反馈，将完整的材料移交给相关负责人。

　　A幼儿园园长：感谢刘园长的出谋划策，为我园的发展和当前任务提供有价值的参考。

　　【案例反思】

　　责任督学挂牌督导是我国教育督导制度的重要创新，承担着促进我国教育改革发展的重要作用。“对学校(幼儿园)管理和教育教学进行指导”“发现问题并督促幼儿园整改”是责任督学的职责。重“利”的民办幼儿园，督学在一定程度上受到挑战，在发现问题、指出问题后，如何解决问题、进行指导是关键。为此，我认为“提升责任督学工作的督导效能”要重视以下两点：

　　一是问题整改，督学担当。作为一名督学，要善于发现问题，透过现象看本质，看到督导园发展中正在面临或未来可能面临的问题及瓶颈;教育担当是责任督学应具备的工作习惯，责任督学应将督导中发现的问题合理加以消化，及时反馈督导结果，针对督导工作中发现的问题，及时下发整改通知，提出整改要求、整改时限，要求幼儿园整改到位。责任督学既要有敏锐的头脑和周密的逻辑，以科学性和专业性保证督导工作稳步开展，又要有良好的沟通表达能力，以针对性和指导性保证督导工作取得实效。

　　二是督学落实，重在幼儿园。幼儿园是每位责任督学的责任田，争取幼儿园的支持配合才能让责任田生机勃勃。在发现民办园档案管理困境后，我与幼儿园进行充分沟通，采取理念渗透、示范观摩、答疑解惑等方式，讲求互动，寻求共识，引导幼儿园规范管理，让幼儿园感受到责任督学是真诚为幼儿园服务。